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Gestion des appels d’offres

• Audit de l’existant

  Toute consultation démarre systématiquement par l’étude de l’existant. D’où partons-nous et que recherchons nous ? De quels documents techniques disposons-nous et quelle est la politique de l’enseigne ou du groupe ? À toutes ces questions, nous devrons trouver les stratégies qui conviennent et lancer la consultation sur ces bases.

• Préconisations

  Pour assurer la réussite du projet, il convient d’y associer les parties prenantes de l’exploitation. L’ensemble des décisions prises doit être approuvé par la collégialité. Une simulation financière peut être entreprise afin de s’assurer de la faisabilité du nouveau projet.

• Réalisation du dossier de consultation

  Le dossier de consultation regroupe les parties administratives, techniques, juridiques, les annexes et la qualité (niveau attendu, méthodologie et clauses résolutoires).

  Le dossier qualité est trop souvent négligé et l’aspect répressif sur le prestataire n’est pas constructif. Il est nécessaire de construire la relation sur un partenariat durable.

• Mise en place du titulaire

  La mise en place de plusieurs prestataires au niveau national nécessite un rétro-planning précis. La commande de matériels et produits, le déploiement humain sur l’ensemble des sites doit être maîtrisé. À cela, il convient de penser en amont à une bonne communication en interne afin de s’assurer de l’adhésion et la participation de chacun.

• Analyse des offres

  L’analyse des offres n’est pas que financière mais aussi et surtout technique. En effet, si le projet n’est pas viable, si le prestataire n’a pas les moyens de réaliser correctement sa prestation, son offre doit être écartée même si celle-ci était économiquement intéressante. L’accompagnement de Qualigiène se révèlera ici nécessaire pour garantir à son client la faisabilité des projets.

Suivi et pilotage des prestations

• Planification

  Les directeurs de magasin ou leurs adjoints n’ont ni le temps, ni le recul, ni l’objectivité, ni l’impartialité nécessaire pour réaliser correctement les contrôles. C’est pourquoi un bon nombre d’enseignes intègrent dans leur consultation un cabinet extérieur pour suivre, corriger et rapporter l’ensemble des résultats nationaux.

• Réalisation de la grille de contrôle

  Chaque prestataire dispose d’un outil de contrôle différent avec des pondérations rendant impossibles leurs résultats entre eux. Il est nécessaire que l’enseigne impose sa méthodologie de contrôle ainsi que sa propre grille de façon à pouvoir comparer tous les prestataires sur une base équitable. Qualigiène dispose d’outils, de reporting et d’une plateforme web client.

• Réalisation audit qualité

  Les audits peuvent être réalisés de plusieurs manières. En interne, en externe, en contradictoire ou encore en “visiteur mystère”. La demande est souvent celle du “visiteur mystère”. Qualigiène en tant qu’auditeur externe ne se substitue pas aux obligations du prestataires. Par expérience, les audits de Qualigiène deviennent la référence du client et de tous les directeurs.

• Actions correctives

  Tout audit met en évidence les dysfonctionnements rencontrés et sont recensés dans nos rapports d’audits. Ce dernier est adressé par courriel et sauvegardé dans notre plateforme web dans l’espace client. Le prestataire recevant la demande d’actions devra remplir et planifier l’ensemble des actions attendues qui sera automatiquement renvoyé aux intéressés.

• Suivi des actions

  Après un audit, Qualigiène suit l’ensemble des plans d’actions mis en place et vérifie leur mise en application. Toute enseigne dispose chez Qualigiène d’un référant appelé Gestionnaire Grand Compte. Il est le garant du suivi des sites en difficultés et des relatiosn clients – prestataires.

• Reporting

  Une grande force du cabinet est sa capacité à générer des reportings pertinents. Les KPIs déterminés avec le client sont repris dans ce document de synthèse. Le reporting présente une vision nationale, régionale, locale et permet de prendre toutes les décisions stratégiques adaptées.

• Réunion client / prestataire

  Un point (trimestriel) avec l’ensemble des prestataires est organisé. L’ordre du jour est précis et l’objectif est de prendre l’ensemble des dispositions nécessaires pour optimiser la prestation.